좋은 문서의 핵심은 좋은 내용을 상대에게 잘 전달하는데 있다. 따라서 핵심이 명확한 내용을 준비해서 상대가 명확하게 이해할 수 있도록 작성해야 한다.
또한 모든 문서는 문서를 읽는 당사자의 요구와 관점을 고려해서 쓰여야 한다.
"문서는 작성해야 하는 '일' 아니라 생각을 담는 '도구'이다" 라는 말에 크게 공감이 간다.
문서를 '일' 로 보면 명쾌한 생각을 담기보다는 내용을 채우기에 급급해진다. 반면에 문서를 생각을 정리하는 과정으로 정의하면 하나하나 내용을 채워넣으며 자신의 생각을 정리해 갈 수 있다.
즉, 문서를 쓰는 방법은 한 장안에 모든 내용을 써 넣는 비법이 아니라, "내 생각의 핵심을 어떻게 정리하는가" 하는 핵심 중심의 사고가 주가 되어야 한다.
이 문서는 문서작성을 위한 지침서로 활용할 만한 훌륭한 책이다. 단순히 읽고 말기에는 너무나도 주옥같은 내용들이 많이 있어서 메모를 상당히 많이 했다. 아래는 추후 활용할 내용을 기록한 내용이다.
문서 작성을 위해 명심해야 할 점
1. 준비 과정과 작성과정을 분리한다
- 써가면서 내용을 정리하는게 아니라, 먼저 어떤 내용을 쓸 것인가를 준비하고 그 내용을 문서로 작성한다.
- 준비할 핵심이 무엇인지를 알아야 한다. 어떤 내용을 준비해야할지를 알고, 그에 맞는 내용을 준비한다.
- 준비한 내용을 논리적으로 구조화한다.
2. 업무의 목적을 명확히 인지해야한다.
- 달성의 목표 - 무엇을 달성하고자 하는가?
- 달성의 이유 - 왜 그것을 달성해야 하는가?
3. 상황을 분석해야 한다
- 누군가를 설득해야하고, 누군가에게 깊이 있는 내용을 전달하고 싶다면, 먼저 우리가 내세우는 근거가 사실에 기반하는지 살펴봐야 한다.
- 깊이 있는 상황분석이 확보되어야 깊이 있는 문서의 논리성이 확보된다.
4. 문서의 목적을 명확하게 한다.
- 목적을 잘 쓰기 위해서는 목적의 내용을 '무엇을 할것인가', '왜 할 것인가를' 기준으로 정리하라
- ex-1) '무엇'을 통해 '왜'를 달성하고자 함
- 금연 캠페인을 전개해 직원의 업무 집중도를 높이고 건강한 회사생활을 지원하고자 함
- ex-2) '왜'를 통해 '무엇'을 하고자 함
- 직원의 업무 집중도를 높이고 건강한 회사생활을 지원하기 위해 금연 캠페인을 시행하고자 함
- ex-3) 추진배경(why)과 목적(what)
- 추진배경 : 흡연으로 인한 직원들의 업무 집중도 저하와 건강 악화
- 목적 : 전 직원이 참여하는 금연 캠페인을 시행하고자 함
5. 비즈니스 문서는 두괄식이다.
- 비즈니스 문서는 항상 두괄식이다.
- 결론을 쓰기 위해 스스로 물어야 할 것은, 이 문서를 보게 되는 상대(상사)가 궁금해하는 사항이다.
- ex) 예를 들면, '00카드사 출장비 관리 지침' 이라는 문서라면, 문서를 읽는 상사는 그래서 '뭐가 바뀔지, '어떻게 바뀔지'에 대한 내용일 것이다.
- 때문에 저자는 문서의 결론 메시지가 '성과요약' 이라는 범주로 가장 앞에 배치될 필요성을 말하고 있지만, 고려해볼 사항이다.
활용하면 좋을 TIPs
1. 키워드로 핵심을 강조하라 (가독성 역시 향상된다)
- before
- 주요 의견
- 본 제도를 시행할 수 있는 재정적 여건이 여의치 않은 것으로 파악됨. 필요 재원 대비 20%의 자금이 추가로 필요할 것으로 판단됨
- 본 제도의 시행이 당사의 문화와는 맞지 않을 것이라는 의견이 많음. 남성이 80% 이상인 A기업에서는 성공적인 결과가 나왔으나, 90% 이상인 여성인 당사에는 적절치 않은 것으로 평가됨
- after
- 제도 시행 관련 주요 문제점 (재정 측면과 기업 문화 측면)
- 재정 부족 : 본 제도 시행 관련 20%의 추가 자금이 소요될 것으로 판단됨
- 여성 중심의 기업 문화에 부적합 : 본 제도는 남성 중심의 기업에서만 성공 가능함
2. 가독성이 좋은 문장을 만들어라
2-1 피라미드로 정리하라.
각 범주별로 피라미드 형태로 구조화 하여 분석할 필요가 있다.
2) 개선내용으로 예를 들면,
개선 내용이 뭐야? -> JIG 제작을 통한 난이도 해결 -> 작업 내용은 ? -> 가) 메공 시공 작업을 위한 JIG 제작, 나) 대상 작업 내용 : 메공 시공
1) 현상 및 문제점으로 예를 들면
현상이 뭐야? -> 가) 현상 : gap 발생으로 실족 우려 -> 어디에? -> 위치 : 선비 Pump room에 설치됭 ㅓ있는 Plate form과 격벽 사이
문제점이 뭐야? -> 나) 문제점 시공작업의 어려움 -> 뭐가 어려워? -> 바닥과 볼트 구멍의 높이가 100mm로, 앵글을 고정하는 작업이 어려움
2-2. 단순성, 짧은 문장으로 한방에 이해시켜라.
* 긴 문장은 의미를 중심으로 자른다
* 핵심 단어를 앞으로 빼낸다
* 핵심 단어를 콘셉트에 따라 묶는다
- before
- 변화양상
- 과거 우리 기업은 선진국의 특허 공격을 방어하기 위해서 질이 낮은 특허를 다수 보유하는 양적 확대에 주력했으나, 최근에는 핵심 발명을 선별하여 ~
- after
- 우리 기업의 특허 전략 변화 - 질적 수준이 제고된 선진 기업형
- 1) 과거(양적 확대) : 선진국의 특허 공격을 방어하기 위해서 질이 낮은 특허의 다수 보수
- 2) 최근 (질적 수준 제고) : 핵심 발명을 선별하여 미국이나 일본 등의 국제 특허를 강화하고, 특허를 활용한 결젱 기업 견제
2-2. 간결성, 군더더기 없는 문서를 만들어라
- 단어의 중복을 피하라 - 문장에서 단어가 중복되는 경우를 주의
- 문장의 중복을 피하라
2-3 명확성, 오해의 여지를 없애라
파워포인트 원칙
1. 슬라이드의 3-3-4-4 원칙
- 화면 구성의 원칙 - 3
- 화면을 구성할때 가급적 3가지 요소를 넘지 말아야 한다. (최상단, 좌하단 우하단)
- 배색의 원칙 - 3
- 슬라이드에서 색을 활용할 때 가급적 3가지를 넘지 마라
- 문장 수의 원칙 - 4
- 문장으로 메시지를 전달할 경우, 문장의 수는 가급적 4개를 넘지 않는 것이 좋다.
- 단어 수의 원칙 - 4
- 하나의 문장을 구성할 때 가급적 4개 이상의 단어를 쓰지 마라
2. 표 제작의 원칙
- 좌우의 선을 없앤다. 표의 답답함이 사라짐
- 선의 굵기를 조절한다. 표의 테두리는 보통 1, 내부는 0.75 두께
- 점선을 활용한다. 표의 가로줄을 점선으로 하면 내용이 강조된다.
- 헤드라인은 색을 사용해서 강조한다.
- 반드시 제목을 단다. 내용을 파악하기가 더욱 쉬워질 것이다.
- 항목이 많은 경우 음영 표시를 한다. 이런 경우 행 구분이 쉬워지도록 구분 음영을 넣는다.
- 단위 : 결코 단위를 빠트리면 안된다
- 숫자의 흐름 : 표에 숫자를 입력하다 보면 실수가 생기곤 한다. 과도하게 큰 숫자는 없는지, 과도하게 작은 숫자는 없는지 확인
- 끝자리의 합계 : 숫자가 제대로 정리되었는지 확인하는 방법중 하나가 끝자리 합계를 보는 것
- 프로그램과 표의 궁합 : 파워포인트에서 엑셀의 표를 활용할 경우 약간 편집해 시각적 효과를 살려야 할 필요가 있다.
차트 제작의 원칙
- 반드시 헤드 제목을 써라.
- 제목과 관련된 것은 위의 그림처럼 별도로 처리하라.(차트막대가 여러개 있는데 하나의 차트를 강조해야한다면, 별도로 사각형 이미지를 넣어서라도 강조하라)
- 수치는 그래프 안에 표시되도록 한다.
문서 제목의 중요성
- 관심을 끌어라
- 상대방의 관심을 끌기 위해서는 상대와 코드를 맞출 필요가 있다
- 용건을 전달하라
- 제목만으로 구체적인 내용을 알 수 있도록 한다면, 더 많은 관심을 받을 가능성이 크다.
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